Navigarea pe o mare de hârtie

„Trebuie să mă ocup de multe lucrări din mai multe surse diferite - documentele elevilor mei, documentele școlare ale copiilor mei, poștele care pot fi sau nu importante și doar chestii. Mă face să vreau să plâng doar să mă gândesc la modul în care aceste bucăți de hârtie par să-mi controleze viața. Ce pot face? ”- VMT, Maryland

Sunteți responsabil de hârtie, nu vă revine. Ai tot controlul și puterea; hârtia nu are nimic în afară de ceea ce îi dai. Odată ce ai înțeles cu adevărat, devine mai ușor să te descurci cu toată hârtia care intră în viața ta.

Primul pas este să sortați lucrările și să vedeți exact ce aveți. Clasificați-vă hârtiile și creați un loc unde să puneți fiecare tip de hârtie. Treceți prin poștă în fiecare zi și asigurați-vă că păstrați la îndemână un coș de gunoi mare sau un coș de reciclare - nu vă fie teamă să vă amplasați. Un coș de gunoi este unul dintre cele mai subutilizate instrumente de organizare pe care le avem fiecare disponibile.

Scrieți către Serviciul de preferințe prin poștă, c / o Asociația de marketing direct, P.O. Caseta 9008, Farmingdale, NY 11735-9008, pentru a-ți scoate numele de pe listele de e-mailuri de gunoi.

Asigurați-vă că includeți toate variațiile ortografiei numelui dvs. și scrieți-le cel puțin o dată pe an. Acest lucru nu va elimina complet e-mail-ul dvs., dar îl va reduce cu aproximativ 40%.

Sunați la 1.888.5.OPT.OUT pentru a vă scoate numele din listele de solicitare a cardurilor de credit. Dacă doriți să eliminați selectiv cataloagele din poștă, pur și simplu tăiați sau îndepărtați eticheta de adresă a catalog, trageți o linie prin adresa dvs., scrieți „Vă rugăm să mă eliminați de pe lista dvs. de corespondență” și trimiteți-o la companie. Vor fi fericiți să-ți scoată numele din lista lor.

Urmărirea hârtiei copiilor dvs. poate fi la fel de simplă ca a oferi fiecărui copil propriul coș sau tavă IN. Pe măsură ce lucrările vin în fiecare zi de la școală, copilul (în funcție de vârstă) este responsabil de aruncarea hârtiei în coșul său. Un client de-al meu a atașat fotografii cu fiicele ei la coșurile lor, în loc să-și folosească numele pentru a identifica ce coș aparținea acelui copil. A avea coșuri sau tăvi separate împiedică hârtiile copiilor să se amestece cu celelalte hârtii care intră în casă.

Presupunerea mea este că aveți hârtii de la studenții dvs. care necesită acțiune din partea dvs. - fie pentru a citi, pentru a citi sau a revizui. Creați o zonă de acțiune în apropierea locului în care efectuați această acțiune. De exemplu, dacă lucrați pe hârtiile studenților dvs. la un birou, creați o tavă de acțiune la birou sau lângă birou, astfel încât atunci când vă așezați să acționați, toate lucrările de care aveți nevoie sunt într-o singură locație. De asemenea, este important să creăm o zonă de ieșire pentru documentele de acțiune, astfel încât să știți dintr-o privire ce hârtii mai necesită acțiune și care nu.

Dacă, de obicei, acțiuni cu privire la hârtiile studenților din bucătărie sau le privești seara în camera de zi în timp ce vizionați televizorul, apoi creați acea acțiune și ieșire în bucătărie sau living cameră. Unul dintre clienții mei și-a revizuit seara în camera de zi, așa că am creat o cutie pentru ea. Cutia conținea tot ce avea nevoie pentru a-și prelucra poșta, inclusiv dosarele, așa că, în timp ce trecea prin poșta ei, tocmai a aruncat fiecare bucată în dosarul corespunzător. Când a terminat, a scris literalmente capacul înapoi și a pus cutia pe podea lângă scaunul ei. Chiar dacă nu a trecut de câteva zile prin cutie, totul era acolo care o aștepta când se apropie de ea. Ați putea crea cu ușurință ceva similar pentru a gestiona imaginile de fundal ale studenților dvs. - aveți tot ce aveți nevoie prelucrați hârtiile la îndemână, indiferent dacă sunt pixuri, markere, șterse, autocolante, lipici, bandă, capse, capse îndepărtare etc.

Dacă ați crea această zonă la biroul dvs., aceste articole ar intra într-un sertar; dacă creați această zonă în camera de zi, atunci puteți utiliza și o cutie.

Întotdeauna va exista un mesaj pe care nu îl puteți categoriza sau lua o decizie imediat, așa că este bine să aveți o zonă sau un dosar pentru acele documente la care trebuie să reveniți. Cheia este să revizuiți acea zonă sau folder în fiecare săptămână și să o curățați - luați o decizie cu privire la acele articole pe care le puteți.

Deoarece hârtiile se acumulează rapid, este esențial să rămâneți în fruntea actelor primite. Programează-ți un timp pentru a-ți trece prin poștă și prin hârtiile primite în fiecare zi sau seară, astfel încât să nu se stiveze și devin o grămadă imensă - este mai ușor să lucrezi printr-o grămadă mică în fiecare zi decât o grămadă uriașă o dată la câteva săptămâni. Este mult mai puțin copleșitor și necesită mai puțin timp din zi.

Actualizat la 16 octombrie 2009