Cum să îmblânzești un birou înghesuit

Este important să vă dați seama că organizarea este un proces și că ea nu este „terminată”. Puteți crea un sistem care funcționează pentru dvs. acum, dar vă pot garanta că sistemul va trebui să fie modificat periodic pentru a continua să funcționeze.

În plus, este esențial să vorbiți între ei și să fiți de acord cu privire la aspectul biroului - definiția dvs. despre organizat este, fără îndoială, diferită de a lui. Creați, de asemenea, „descrieri de locuri de muncă” - angajați-vă reciproc cum veți lucra fiecare pentru obținerea și menținerea biroului organizat. „Vă trimit dosarul pentru dvs. dacă așezați tot ceea ce trebuie depus într-un singur loc” „Voi menține această zonă limpede dacă păstrați zona respectivă”

Deși este posibil să nu înțelegeți suficient de bine lucrările sale pentru a-și organiza piesele și piesele tehnologice, puteți crea un sistem de arhivare pentru cărțile și lucrările sale. În funcție de numărul de cărți pe care le are, o opțiune poate fi codarea color a cărților și a rafturilor de cărți.

Clasificați cărțile în funcție de subiect și atribuiți categoriei o culoare. Cumpărați puncte mici colorate de la orice magazin de birou, puneți punctul pe coloana vertebrală a cărții și puneți același punct de culoare pe raftul corespunzător al bibliotecii. Este pur și simplu o problemă de potrivire a culorilor pentru a obține cărțile pe raftul potrivit. De exemplu, toate cărțile XXX ar avea un punct albastru și ar fi pe raftul albastru al bibliotecii.

Folosirea acestui sistem nu numai că face ușor eliminarea cărților pe care le deține în prezent, dar îi spune, de asemenea, unde să pună cărțile noi pe care le cumpără. Asigurați-vă că creați și postați o legendă, astfel încât să știți ce culoare este egală cu ce categorie și nu trebuie să vă amintiți.

Pentru lucrările sale de birou, începe cu două categorii simple, Acțiune și Referință. Creați o zonă pentru referință care trebuie documentată: o tavă, o coș, o cutie, capacul unei cutii, un coș etc. așa că poate renunța la acele documente care trebuie depuse în acel container și le puteți depune pentru el. Probabil va trebui să lucrați împreună la început pentru a crea fișierele de referință, mai ales dacă nu înțelegeți activitatea lui. Asigurați-vă că începeți cu categorii largi ca nume de fișiere, dar stați departe de Diverse, Referință etc.

De asemenea, nu uitați să creați categoriile în funcție de modul în care informațiile urmează să fie utilizate și nu de unde provin. Nume de fișiere precum „E-mailuri”, „Site-uri” și „Articole” sunt inutile; nu vă spun ce este în fișier, vă spun doar de unde au provenit informațiile. Fișierele sale de acțiune ar trebui să fie păstrate aproape de el, astfel încât să fie ușor accesibile pe măsură ce lucrează.

Dacă nu are sertare în biroul său în care poate pune fișierele, fie cumpără un mic dulap care el se poate ține aproape de birou sau poate să-i facă un sortator de birou, astfel încât să își poată păstra fișierele actuale pe birou. Dacă proiectele sale nu se împrumută pentru fișiere, puteți să vă uitați la un sortator de literatură, care este o serie de „cubbies”, în care să își poată depozita confortabil și corect proiectele. Acestea vin într-o varietate de dimensiuni și pot fi găsite cu ușurință în magazinele și cataloagele de birou.

Actualizat la 18 iunie 2009